POS系統與店舖經營

(轉載)POS系統與店舖經營
店舖導入POS的討論
sutp | 25 Aug, 2006 13:15 Bruce Su
最近有朋友開的店要導入POS系統，我和他在討論有關POS導入與店數的關係，覺得他的說法有參考性，而我也有些想法，提供店舖導入POS時參考使用。
店的規模約為十坪以內，店內外共約35~50個座位，義式咖啡館。

一開始，我先以店數與POS系統的導入說，建議他應該等待到第三家店時，才進行POS系統的導入。
我覺得在一家店時，應該是老闆要去學習如何透過現場狀況，收集簡單的數據，並瞭解各個數據後面所代表的意義。如果在此時進行POS系統的導入，一方面是成本的考量，另一方面是怕被太多的報表資料影響，反而無法找出各個數據後面所代表的意義。
系 統公司一般只會提供報表，有些報表是由其它公司需要而放入，程式設計師本身也不知該報表產生的數據，是否只是對某些類型的店，甚或是只對該家店有意義，既 然已經寫出來的，就放到功能列表中，反正也不影響。客戶在問的時侯，系統公司一般都會說，如果不要用，我再將它隱藏起來。於是功能列表越來越多，模糊了使 用者的焦點。
一般使用者對系統並不瞭解，反正系統公司提供了，就試試看。於是報表數據一直產生，卻無法理解該數據所代表的意義，造成有報表卻沒管理。
他是屬於理想派的人，在管理上一直無法很明確的找出數據，更別說是數據後面的意義了。故希望透過POS系統現有的報表，找出一些可以輔助管理的資訊。利用系統提供的報表，找出適合的報表，提供管理的參考。
我的想法：管理店面 -> 找出數據 -> 瞭解意義 ->導入POS
他的想法：導入POS -> 找出數據 -> 瞭解意義 -> 管理店面
當老闆有能力透過管理店面中，找出具代表性的關鍵績效指標 (Key Performance Indicators ， KPI) ，並瞭解各KPI後面所代表的管理意義，那就可以先利用Excel管理，待店數增多後，再進行系統導入。
但如果老闆無法透過管理中找出KPI，那就可以考慮先導入POS系統，再由系統中找出適合的報表及KPI，瞭解KPI的意義，再找出店面管理所需的各項KPI值。
那我為什麼建議不要一開始就導入POS就好，而要先找出KPI再導入POS呢？
這就要從POS導入的方法進行說明的。POS(系統、流程甚至管理作業)在導入前，要經歷需求確認、系統尋找、系統功能測試、系統運作測試、測試結果評估、系統調整、上線規劃及上線測試等階段，才能進行上線作業。
但 是、一般店面那有人力及能力進行以上的工作，光是第一項需求確認書，就沒有幾家店做的出來。故在沒有需求確認下，一般在找POS系統，都是使用老闆評估法 進行。何謂老闆評估法呢？簡單說，就是老闆說了算，花錢的是大爺。所以不論動之以情，說之以理，朋友介紹，親戚在用，總而言之，就是老闆決定。
當 老闆已經熟悉數據化管理時，找系統就知道看什麼，而不是數功能項目有幾個。外行看熱鬧，內行看門道。什麼樣的POS系統適合你，只要把KPI列出來，能正 確(有些系統有產生，但不正確。如果你已熟悉計算公式，比對一下就知道是否正確。)產生出你所需要的KPI值，就是你要的系統。
但是透過 POS系統找出KPI的老闆，在因為不瞭解的情況下，當然以價格為考量，以價格為考量的系統，一般就得看運氣了。運氣好，遇到適合的系統，確實可以提供有 用的KPI值。但是所謂便宜沒好貨、好貨不便宜的經濟現實下，要找到便宜、好用又正確的系統，機率應該不多。本身又不瞭解各項KPI值的公式及計算方法， 有可能會使用錯誤的KPI值(不是計算錯誤，而是行業別不同，公司不同，一些重要的KPI公式都要進行調整。)進行管理，那可就......。
所以當熟悉KPI管理後，導入系統就成功一半了。剩下的測試及上線，除非系統公司不配合，否則後續的測試調整都不難。
如果不瞭解也無法找出KPI值，那在導入系統前中後，就要對各KPI值產生懷疑，並依公式實際計算及瞭解，如此才能真正透過導入POS，找出正確而有用的KPI值。
在POS系統使用期間，有空的話，再繼續評估其它POS系統。人會長大，故要不斷的換大一點的衣服穿。店會增加，當然也要換大一點的系統才能符合。但是有些公司提供各項尺吋的衣服，所以不一定要換系統公司，系統公司如果配合不錯，建議不要更換。
我有認識一些餐飲的老闆，他們並沒有在POS系統有太多的投入(金錢及時間)，但是卻透過Excel，製作一些簡易的報表，也達到了管理的要求。店數最多達15家的也有用Excel在管理。
或許每個人都有各自經營的方法及理念，POS系統的導入，只要老闆能投入，就已經成功一半了。所以店數的考量，倒也不必太在意。當老闆感到需要，而且瞭解導入POS所希望達到的結果後，就是POS系統導入的最佳時機。