[轉載]POS系統的評估

[轉載]POS系統的評估

sutp | 19 Oct, 2006 16:07 Bruce Su

如何評估一套POS系統將決定將來上線的順利與否，與其上線失敗，不如事先投入人力好好的進行評估。

系統評估的重點在於用適當價格，取得適當系統。而非用最高的價格，取得一個完美的系統。

何謂適當的價格？

就是公司花這筆錢的兩倍時，並不足以影響到公司的營運。也就是一百萬的系統費用，需預備兩百萬，而且這筆錢如果不見了』只是會造成心中的不愉快，卻不會讓你公司陷入困境。
何謂適當的系統？

就是這個系統可以用現在公司的流程，進行局部的調整後，可立即套用。套用後，雖然會有部份不適用的情況，但卻是可以在小部份調整後，不至於影響公司的營運。這樣的系統就是適當的系統。

每 家公司在導入POS前，均會看系統公司提供什麼樣的功能，看了越來越多家後，發現每家系統似乎都差不了多少。該有的功能每家都有，少的功能每家都有解決方 案。於是到了最後，沒有使用過POS系統的公司，一般會以價格最低的為主要考量。有使用過的公司，則會以系統公司的背景作為考量。但是似乎還是無法解決問 題，因為系統上線一樣會有一大堆問題。
為什麼？

因為POS系統不能以功能進行系統評估，系統公司（不限POS系統公司）對於 你要什麼功能，只要能描述的清楚，且有規則性，均有一套解決方案。重點在於你能不能描述的清楚，且有規則性。可是一般使用者很難對於所需要的功能描述的清 楚，且有規則性。系統工程師在評估使用者所需功能時，均以自己的想像進行功能規劃，只要自己能想像出來，就能提供解決方案。想像不出來，業務人員也能幫助 想像。

於是一幅美好的景像，就在使用者及系統公司的腦海中浮現。但是美好的想像，並無法保證系統導入的成功。

這時系統人員是 非常重要的一個人，該名人員必須真正瞭解使用公司的運作，具備使用公司產業的知識（Know How），能將POS系統與使用公司需求進行結合及調整，又具有協調使用單位及系統公司的能力，並且能在未來持續配合，而不是只在系統導入階段。很多 POS到最後需要更換都是失敗在維運期間。

這位系統人員是POS系統是否能成功導入的關鍵人物，不論該名人員是在使用公司、系統公司或外部顧問。

再 來需瞭解系統公司主要是以專案開發或套裝系統為營收來源。如果是以專案開發為主的系統公司，可以容許系統修改的程度較多，但相對費用也比較高。如果是以套 裝系統為主的公司，那就不要期待未來系統公司會依你的需求進行開發，除非只是產生新的報表；如果需要動到系統架構的話，那將來系統的整體費用，會比一開始 就選專案開發系統公司的費用還高，導入時程更久，且更不符合公司使用；因為套裝為主的公司，會比較不願意修改系統架構。但是以套裝為主的公司，系統會比較 穩定，導入也比較快，相關手冊完整，且維護較為簡單。

最後的重點在於使用公司是否願意配合系統，推動內部流程及表單的改變，將是成功以否的關鍵。一個系統的導入，所有相關單位一定得配合調整，否則一定會失敗；即使不失敗，到最後系統也會變成文件編輯器，對使用公司一點幫助也沒有。

系統就是人員、表單及流程，最大的因素是人員；如果人員不配合，表單及流程就無法正確的調整。因應人員而調整表單及流程，是系統失敗最大的因素。

一 般系統規劃時，會以人員為主，表單為輔，如果能產生人員看的表單，評估就會通過；當系統上線發現流程無法配合，那時可能就會停止上線，等系統公司調整系統 流程。系統表單是最好調整的，如果是系統流程，那可就是大工程了，如果系統公司無法配合調整架構，或系統架構根本無法調整成使用者所需要的，那就得調整使 用流程了。如果使用人員主導性高，或該流程確是不可能修改，那系統可能到此就以失敗結尾了。

所以系統規劃及測試時，要以流程為主，表單為 輔；如果流程可行，表單調整就比較不會有問題；如果流程及表單會造成人員的無法適應，那就要進行人員的調整。因為流程及表單代表的是公司的營運規則。如果 能排除人員的因素。那才能設計出符合公司的系統，也才能因系統而提升公司的競爭力。
評估完成後，將最後幾家POS廠商的報價列出來，並由公司人員進行報價的調整，將隱藏性成本找出來。否則可能造成成本大幅增加，造成使用公司的負擔，甚至停止導入。

什麼是隱藏性成本？就是作業系統及資料庫的授權費用。以下列出比較會被遺忘的大筆費用。
1. 最大的例子為Oracle資料庫，如果導入時授權費要200萬，則以後每年還需60萬給Oracle。這60萬是不含系統公司的維護費，有些系統公司還會 收取服務費用。如果想訓練Oracle的系統操作人員，每訓練一個至少要花個10萬左右。每開一家店再花個10-50萬（依店的使用人數而定。）。如果有 10家店，那每年光是付30%給Oracle，可能就得花個100萬左右了。

2.另一個是Windows的授權費用，除了Server端要 依據每一個連線付費外，每個使用者端還要Windows XP及連線到Server端的費用。如果是使用MSSQL，也是Server端付一筆，使用者端還要一筆。系統公司一般會說，只要付6-8成的授權費就好 了，可是，那知道會不會有人去檢舉，即使Microsoft不走法律，但是補足相關授權費用也是一筆不小的開銷。

3.如果是運作在Microsoft的Office協同平台，那就得每個使用者裝一套Office，60台電腦，依使用到的Office功能項，約需60-100萬左右了。
4. 前台收銀設備是否可繼續使用，如果不行，那要汰換的有那些，費用要多少？這個如果不確認好，那可就不太好了，到上線時可就沒時間要求系統公司依公司設備而 調整，那就得花一大筆錢汰換可使用的舊有設備。而這些可使用的設備保留佔空間，丟掉又太可惜了，上線後，系統公司就會以穩定性及簡化設備種類方便互換為 由，請你將設備全部更新，那時可就沒有談判的空間了。一組設備5-10萬，一家店約2-10組，十家店可就要100-1000千萬了。

PS：每家店若超過3組收銀設備，除非店距離不遠，否則多準備一套是正常的。若新開店，則一般會多一組至兩組備用設備。簽約前可談好備用設備來源，是自備還是系統公司負擔（當然費用會較貴或收取租金）。

5.每年的維護費用，一般為總簽約金額1-3成左右，需注意是否含硬體。另外新開店的軟體費用也需在簽約前確認。

6.教育訓練的費用，不論是維護人員或使用人員的訓練，不可太過複雜，否則光是人員異動所需的訓練費用，可能就是一筆不少的花費。

所以，除了第一次費用外，需注意未來維護及開店的成本，最好籤約時就進行確認。一般為了簽下案子，業務會用所謂專案價，讓你第一次費用不至於太高。但是，等將來開店時，你會發現費用可能超乎你的想像，所以最好在簽約時，就能確認將來各項費用。
找一個好的系統人員，進行較仔細的評估及分析。再找一家報價及未來維護費用不會造成公司財務負擔的公司先開始，這是確保成功的第一步。

不論使用何種方式評估，功能面、系統面、公司面及未來性等，只要能做好測試的工作，則上線成功機率將大增。也就是說，不論怎麼評估，要成功就要做好最完整的測試。

當 系統評估到了最後決定階段前，就要進行測試。上線前的測試是最重要的，如果能在上線前，進行完整的測試，比較不會發生系統上線到一半停下來等系統開發完 成，再繼續上線的情況。那時一些系統在舊系統，一些在新系統，即使沒有多請人員，也要加很多班了。時間一拖長，那失敗的機率可就大增了。

請 系統公司提供一個測試環境。不需逐項功能進行測試，因為有歷史的公司，會有一堆具歷史代表性的功能，但卻跟我們公司完全沒有關係。只要將公司目前跟導入系 統相關的流程進行測試。在系統或公司流程進行局部調整的情況下，可以支撐公司的營運，而不至於造成某個流程的停擺，那就是適當的系統。其它系統功能，可在 上線後，再逐步測試使用。

那什麼是跟系統相關的流程呢？就是現有公司流程，只要是其中一個小部份要使用到新系統，那就是系統相關的流程；就要進行流程實際測試。如果該功能目前系統無法提供，也要請系統公司模擬測試一下，是否該解決方案可行。

ＰＳ：測試最好在簽約前進行，也不可要求系統公司進行大規摸的修改，以免上線後，一大堆新功能需要測試，那就比較會出現上線一半停止上線的情況。
系統評估沒有捷徑，一步一腳印。